Um ein Zertifikat von Stiftung Praxissiegel e. V. zu erhalten, müssen ärztlich geleitete Einrichtungen (zugelassenes MVZ, fachübergreifende Gemeinschaftspraxis, Gesundheitszentrum nach § 311 SGB V und ermächtigte ärztlich geleitete Einrichtung; im Folgenden nur MVZ) bestimmte Kriterien erfüllen. Zu Beginn steht die ordnungsgemäße Durchführung aller Elemente des EPA MVZ-Verfahrens. Hierzu gehören:

• ein schriftliches Selbstassessment durch den hauptverantwortlichen Arzt oder ärztlichen Ansprechpartner jeder Einheit sowie der Ärztlichen Leitung der Einrichtung
• eine schriftliche Befragung der Mitarbeiter* jeder Einheit und der Verwaltung, der Patienten jeder Einheit sowie ggf. der Zuweiser
• eine Begehung der Einrichtung durch einen akkreditierten Visitor
• ein Interview des Visitors mit dem hauptverantwortlichen Arzt oder ärztlichen Ansprechpartner jeder Einheit sowie der Ärztlichen Leitung
• Teambesprechung zu den Ergebnissen auf Ebene der Einheiten sowie eine durch den Visitor moderierte Gesamtbesprechung inkl. Feedback und Erarbeitung von Veränderungen  

Weiterhin muss jede medizinische Einheit des MVZ die Zertifizierungskriterien für Einzel- bzw. Gemeinschaftspraxen erreichen und das gesamte MVZ zusätzlich zehn MVZ-spezifische Zertifizierungskriterien erfüllen (z. B. "Es gibt ein strukturiertes Fehlermanagement für das gesamte MVZ."; siehe Dokument "Zertifizierungskriterien für MVZ"). Der Leitfaden gibt genau Auskunft, wann die Zertifizierungskriterien als erfüllt gelten und welche Art der Nachweispflicht erforderlich ist. Welches der genannten EPA-Varianten in den jeweiligen Einheiten angewendet wird, erfolgt in Absprache mit dem QM-Anbieter.

Am Tag der Visitation wird sich der Visitor vor Ort ein Bild von der Einrichtung machen, Nachweise der Zertifizierungskriterien überprüfen und Fragen zu den Arbeitsabläufen stellen. Der Visitor kann darüber hinaus auch in Gesprächen mit Mitarbeitern die „gelebte Umsetzung“ der Kriterien prüfen. Sofern schriftliche Nachweise gefordert werden, sollten diese am Tage der Visitation gesammelt vorliegen. Sind alle Kriterien erfüllt, erhält die Einrichtung die erforderlichen Unterlagen zur Beantragung des Zertifikats vom QM-Anbieter bzw. dem jeweiligen Visitor. Folgende Unterlagen müssen bei Stiftung Praxissiegel e. V. eingereicht werden:

• Ausgefüllter und unterschriebener Zertifizierungsantrag
• Originalbescheinigung über die ordnungsgemäße Durchführung der Visitation (ausgestellt durch den Visitor)
• Originalbescheinigung über die ordnungsgemäße Durchführung des Assessments und das Erfüllen der Zertifizierungskriterien auf Ebene der medizinischen Einheiten (ausgestellt durch den QM-Anbieter, hier das AQUA-Institut)
• Originalbescheinigung über die ordnungsgemäße Durchführung des Assessments und das Erfüllen der Zertifizierungskriterien auf Ebene des gesamten MVZ (ausgestellt durch den QM-Anbieter, hier das AQUA-Institut)

Die Kosten für das Zertifikat betragen 200,00 € pro Standort (zzgl. 19 % MwSt). Nach Antragseingang erhält der Antragsteller eine Rechnung. Bei Erfüllen aller Voraussetzungen und nach Begleichung der Rechnung erhält der Antragsteller das Zertifikat. Auf besonderen Wunsch und gegen eine Bearbeitungsgebühr von je 100,00 € (zzgl. 19 % MwSt.) kann auch für eine einzelne Einheit der Einrichtung ein eigenes Zertifikat ausgestellt werden. Hierfür ist eine gesonderte Antragstellung erforderlich.

Erfüllt eine medizinische Einrichtung die Zertifizierungsvoraussetzungen zunächst nicht, so erhält sie eine Frist von drei Monaten ab letztem Visitationsdatum innerhalb derer sie glaubhaft darlegen muss, Änderungen initiiert zu haben. Es entstehen mit der Nachbesserung keine zusätzlichen Gebühren und es erfolgt auch keine erneute Visitation.

Mit der Entscheidung für EPA MVZ sollte sich die Einrichtung schon frühzeitig entscheiden, ob sie eine Zertifizierung anstrebt. Es wird empfohlen, möglichst schon während der Einführung von EPA MVZ mit der Bearbeitung noch nicht-erfüllter Kriterien zu starten.

Das Zertifikat ist drei Jahre gültig, beginnend mit dem Ausstellungsdatum des Zertifikats. Das Zertifikat wird nicht später als drei Monate nach dem letzten Visitationstag ausgestellt. Eine Rezertifizierung ist möglich. Hierfür ist die erneute Durchführung aller Bestandteile des EPA-Verfahrens und das Erreichen der oben genannten Kriterien erforderlich.

Um den Qualitätsentwicklungsprozess nachhaltig zu unterstützen, wird im Rahmen der Rezertifizierung geprüft, ob die Einrichtung das eigene Qualitätsmanagement kontinuierlich weiterentwickelt hat. Hierfür ist es erforderlich, dass sowohl jede medizinische Einheit als auch die gesamte Einrichtung mindestens drei konkret durchgeführte Qualitätsentwicklungsprojekte mit Maßnahmen und deren Ergebnissen schriftlich darlegen kann. Für eine nahtlose Weiterführung des Zertifikats empfehlen wir, das Rezertifizierungsverfahren frühzeitig (i. d. R. ca. drei bis sechs Monate) vor Ablauf der Gültigkeitsdauer zu beginnen.